ddTraDa

La mayoría de las organizaciones y compañías cuentan con sofisticados y modernos sistemas informáticos, y muchas de ellas se apoyan en Excel como complemento para el procesamiento y análisis de datos así como para la obtención de reportes de gestión.

Sin embargo, una buena parte de los usuarios, generalmente ejecutivos y administrativos, debe ocupar un valioso tiempo en el tratamiento de datos y generación de resultados. Si a esto agregamos que muy pocos posee un nivel de uso avanzado de esta herramienta, tenemos una importante cuota de tiempo mal empleado para estos efectos. Y no precisamente el tiempo más barato dentro de la empresa.

Para calcularlo en dinero, una estimación conservadora, digamos de sólo un par de horas mensuales de cada ejecutivo o administrativo dedicados al cálculo y procesamiento de los datos, nos permite estimar un costo anual de entre 100 y 500 dólares por cada uno de ellos. Si el tiempo que dedican a estos cálculos es de unas 5 ó 6 horas semanales, el costo se eleva a unos 1000 hasta 5000 dólares anuales por cada uno. No es poco, es cierto.

Estos cálculos consideran sólo el valor hora de los trabajadores. A esto puede agregarse que este tiempo podría dedicarse a actividades más productivas para la compañía.

Un estudio de PricewaterhouseCoopers señala que un 90% de las hojas de cálculo contienen errores que podrían llegar a costarle a las empresas importantes sumas de dinero. Ver artículo completo en este enlace.

De esto se desprende que incorporar una herramienta como ddTraDa que permita facilitar la operación de los ejecutivos y administrativos puede traducirse en ahorros de tiempo y dinero significativos para ellos así como para la organización.

Imagina contar con herramientas que permitan realizar cruce de datos de una manera fácil, que te olvidarás de BUSCARV, o poder realizar selección de datos, filtros o extracciones definiendo criterios, o poder reunir en una tabla la información contenida en múltiples hojas de datos en pocos segundos, o poder transformar a número los datos que tienen formato de texto que provienen de los sistemas organizacionales, o realizar operaciones aritméticas directamente en las celdas que ya tienen valores sin tener que usar fórmulas de paso, o poder pintar las celdas dependiendo de su valor, y qué decir de poder realizar un resumen o consolidación de datos contenidos en varias hojas.

Sí, es cierto. Es mucho el tiempo que se puede ahorrar si se cuenta con las herramientas adecuadas. Entonces, porqué desperdiciarlo si se puede aprovechar, y ¡¡con lo valioso que es!!

Solicita al departamento de tecnologías computacionales de tu compañía una evaluación más exhaustiva del impacto de este tipo de herramientas en la productividad de tu empresa. Te sorprenderás.

Ventajas para el Usuario ddTraDa:

- Realizar el trabajo en Excel de manera profesional

- Generar información útil que antes resultaba impensable tener (por lo complejo o extenso de hacerlo)

- Destinar menos tiempo a procesar datos y tablas

- Destacarse en la empresa al realizar el trabajo en Excel en menos tiempo

Ejemplo de ahorro de tiempo

Un ejemplo concreto del ahorro de tiempo que puede obtenerse con el uso de ddTraDa en Excel es el trabajo con archivos extraídos de los sistemas computacionales en cualquier organización, ya que la mayoría incorpora la función de exportar a Excel. Sin embargo, en muchas oportunidades, estos archivos no vienen con el formato adecuado para ser manipulados directamente en Excel, lo que complica a la mayoría de los usuarios que no conocen las técnicas para depurar estos archivos. Algunas de las características de estos archivos extraídos de los sistemas computacionales más comunes son:

- Datos numéricos aparecen como texto (lo que se puede observar al estar alineados a la izquierda). Esto impide realizar operaciones matemáticas sobre ellos (como por ej., sumarlos).

- Algunos datos o campos de las tablas, que corresponden a claves o identificadores, se presentan en blanco, lo que impide realizar operaciones de filtro u obtener resúmenes (por ej., con tablas dinámicas).

- Algunos sistemas no permiten extraer tablas consolidadas con todos los datos, sino que es necesario extraer en varios archivos los datos necesarios para los cálculos o análisis (por ej., datos de sucursales o centros de costo), por lo que es necesario agrupar previamente estas tablas o archivos antes de consolidarlos.

- Filas con datos en blanco o datos repetidos también son muy comunes en estas extracciones, lo que entorpece los cálculos y la generación de resúmenes.

- Adicional a lo anterior, es común que se requiera trabajar sólo con algunos de los datos que contienen estos archivos, lo que implica que debemos filtrar, extraer o seleccionar y copiar los datos correspondientes.

ddTraDa contiene las herramientas ideales para adecuar estos archivos a las necesidades de análisis y cálculo:

§ Manipular texto permite convertir datos numéricos con formato de texto a número, además de eliminar indeseados espacios en blanco y convertir a mayúscula o minúscula.

§ Rellenar celdas en blanco permite rellenar los datos en blanco con el valor de la celda superior o con un valor a definir.

§ Agrupar tablas permite agrupar en una única tabla datos de distintas hojas.

§ Seleccionar celdas permite seleccionar celdas por diversos criterios, por ej., las celdas en blanco o celdas repetidas para eliminar las filas en las que se encuentran, así como también seleccionar celdas que cumplen ciertos criterios para copiarlas.

§ Extraer datos de tablas permite realizar extracciones de datos definiendo los criterios de extracción y funciones de análisis.

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